Исполнительный помощник

Наименование должности:             Исполнительный ассистент

Подразделение:                               Отдел по учебной работе

Департамент:                                   Образовательный Центр для Управленческих кадров (ОЦУК)

Непосредственный руководитель:  Заместитель декана Факультета Бизнеса им.Бэнга по ОЦУК

Обзор должности:

Выполнение административных задач, включая широкий спектр комплексных обязанностей, требуемых повседневной деятельностью Центра знаний руководителя (ОЦУК).

Основные обязанности:

• Координировать деятельность и расписание ОЦУК; разрабатывать и рекомендовать офисные процедуры и систему для обеспечения бесперебойной работы офиса;
• Представлять руководителя общественности, членам комитетов и другим подразделениям по просьбе руководителя;
• Проводить обзор и обобщать различные отчеты и документы; подготавливать справочные документы по мере необходимости;
• Проводить исследование и анализ заведенных административных проектов; подготавливать проекты отчетов по заведенным административных вопросам;
• Получать и распространять входящую почту; просматривать и оценивать почту, требующую приоритетного внимания руководителя; запрашивать дополнительную информацию по входящей документации до передачи ее руководителю;
• Обрабатывать счета фактуры; подготавливать отчеты о расходах;
• Принимать и обрабатывать входящие коммуникации руководителя, включая телефонные звонки и электронные сообщения; содействовать руководителю в приоритизации коммуникаций, используя здравое мышление; приоритизировать, распределять и содействовать информационному взаимодействию с руководителями отделов и ассистентами;
• Выступать в качестве связующего звена между ОЦУК и организацией от имени руководителя;
• Самостоятельно отвечать на письма и общую повседневную корреспонденцию;

• Организовывать поездки руководителя; вести расписание встреч и календарь; организовывать встречи и конференции;
• Обновлять информацию по компаниям и университетам Алматы, других регионов Казахстана и других стран на веб-сайте КИМЭП в соответствии с запросами руководителя;
• Доносить информацию, предоставленную руководителем до всех сотрудников ОЦУК;
• Координировать получение документов, отчетов, рабочих планов и др.;
• Содействовать в подготовке промо-материалов (сувениры, баннеры, стенды и др.);
• Вести учет крайних сроков подачи документации и содействовать сотрудникам ОЦУК в получении дополнительной информации в целях своевременного и качественного предоставления необходимых документов;
• Координировать документооборот ОЦУК: контроль, проверка на правильность, обновление и распространение;
• Регулировать все логистические вопросы ОЦУК, включая, но не ограничиваясь:
• Подготовка и бронирование аудиторий;
• Техническая поддержка в проведении тренингов, коммуникации/рекрутинг, обоснование компьютерных и технологических ресурсов центра знаний руководителя;
• Предоставление офисных/канцелярских принадлежностей.
• Подготавливать отчеты для содействия в управлении ОЦУК и его ресурсами (использование фотокопий, пользование учебными помещениями, бюджетирование, закуп);
• Выступать в качестве основного помощника для новых преподавателей/сотрудников;
• Регистрировать, содействовать в сортировке личных дел и документов кандидатов; своевременно предоставлять данную документацию в Приемную комиссию и Информационных центр в соответствии с положениями и правилами Университета КИМЭП;
• Выполнять другие обязанности, поручаемые руководителем.

Минимальные квалификационные требования:

Степень бакалавра, один (1) год соответствующего управленческого опыта, свободное владение устным и письменным английским, русским и казахским языками; превосходные навыки суждения, интуиции и логики; выдающиеся организационные навыки и навыки самостоятельной работы; соблюдение сроков и корректировка в соответствии с приоритетами; совместная работа с другими сотрудниками в иногда суетливой рабочей обстановке; расширенные навыки работы с MS Office; тактичность; превосходные навыки межличностного общения.

Все заинтересованные соискатели могут откликнуться на данной странице, заполнив анкету и приложив сопроводительное письмо до 18 марта, 2020 года (включительно).

Прошу вас указать ожидания по заработной плате ( тенге, до вычета НДФЛ).

Все вопросы по вакансии можно задать по recruitment@kimep.kz либо по телефону +7 727 270 42 32