Административный секретарь

·           

·         Организует условия для проведения совещаний (резервирует залы для встреч, организует кофе/чай), заранее участвует в подготовки повестки совещаний и выступает в роли секретаря, ведущего протокол совещания. По окончании совещаний готовит перечень запланированных мероприятий и формирует протокол совещания, осуществляет рассылку этих документов участникам встречи и отслеживает статус выполнения принятых решений и мер.

·         Координирует вопросы организации поездок и встреч, готовит отчеты и финансовую информацию, следуя указаниям руководства.

·         Выполняет функции административно-хозяйственного обеспечения Группы по подготовке пусконаладочных работ. В обязанности могут входить телефонные звонки, прием и направление посетителей.  Помогает вести систему документооборота, делает копии документов, отправляет и принимает факсы.

·         Также может оказывать административную помощь другому персоналу в моменты перегруженности работой, в т. ч. по организации поездок, решении более широкого круга административных вопросов, ввод данных в системы регистрации и базы данных, выполнение прочих заданий.

·         Подготовка ведомостей учета рабочего времени и ведение учета рабочего времени Группы по подготовке пусконаладочных работ.

·         Выполнение заданий, полученных от Руководителя.

·         Работает совместно с Координатором по организации поездок вопросам бронирования авиабилетов, гостиниц, организации виз, встреч и по прочих аспектам организации поездок.

·         Выступает в качестве ключевой фигуры по кадровым вопросам Группы по подготовке пусконаладочных работ (ведение ведомостей учета рабочего времени, оформление приказов, заявлений на отпуск и т. п.).