Офис-менеджер

Офис-менеджер:

1.1.                Выполняет функции офис-менеджера, включая функции секретаря-референта и переводчика с/на английский и казахский языки.

1.2.                Документационное обеспечение управления:

-  приём документов и личных заявлений на подпись Директору филиала Компании;

-  фиксирование оттиска печати на договорах и приказах;

-  работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление под роспись сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

-  работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения, электронная переписка): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;

-  организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

-  работа с исходящей корреспонденцией (письма,  факсимильные сообщения, электронная переписка): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Директора филиала и его заместителей; отправление срочных писем;

-  ведение и оформление протокола совещаний и заседаний, ознакомление под роспись сотрудников Компании и иных участников по протоколам;

-  оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

-  выполнение копировально-множительных работ;

-  подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

-  печать служебных материалов, введение информации в банк данных, реестры;

-  формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и оформление/сдача в архив.

1.3.                Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Директора филиала информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

1.4.                Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Директором филиала (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

1.5.                Организация встречи посетителей и гостей Компании, включая предоставление чай-кофе.

1.6.                Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

1.7.                Заказ воды по мере необходимости.

1.8.                Заказ канцелярии ежеквартально.

1.9.                Заказ обедов для сотрудников Компании (ежедневно).

1.10.            Осуществление подписки на периодические издания.

1.11.            Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

1.12.            Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

2.13.    Координирует  и контролирует работу:

- курьеров;

- уборщицы.

2.14. Осуществляет услуги разъездного характера для обеспечения жизнедеятельности офиса Компании и по иным вопросам, касающимся деятельности Компании в целом.

2.15.   Офис-менеджер обязан:

- добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять  распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;

- качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

- поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

- эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

- соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

- не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в РК, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенных  специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.