Секретарь-референт

1) обеспечивать функционирование приемной директора филиала (далее – руководство): ежедневно проверяет и подготавливает рабочее место руководства; ведет регламент работы, учет приема посетителей; осуществляет прием сообщений и их незамедлительное доведение до работников филиала; обеспечивает взаимодействие с ним  руководителей подразделений;

2) вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решений;

3) принимать документы и личные заявления на подпись руководству;

4) организовывать проведение телефонных переговоров руководства, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения её содержание, передавать и принимать информацию по приёмно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до сведения руководству информацию, полученную по каналам связи;

5) по поручению руководства составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы;

6) по поручению руководства оперативно производить копирование, сканирование необходимых для его работы документов;

7) организовывать выезды руководства в производственные командировки (бронировать авиабилеты, гостиницы); 

8) обеспечивать рабочее место руководства необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

9) осуществлять своевременную обработку и регистрацию почтовых корреспонденций, поступивших документов в филиал через ЭДО «Lotus Notes»;

10) осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;

            11) осуществлять своевременную обработку исходящей, отправляемой корреспонденции;

12) осуществление контроля за правильностью оформления исходящей корреспонденции согласно утвержденной Инструкции по электронному делопроизводству Общества и регистрация их через ЭДО «Lotus Notes»;

13) отправка исходящих документов по факсу;

14) прием и отправка документов почтой "Спецсвязь" и «ЕМС-Казпочта»;

15) составление реестров и накладных на отправляемую почтовую корреспонденцию;

16) регистрация в журнале и распределение по назначениям входящих посылок, бандеролей;

17) контроль и мониторинг исполнительской дисциплины по распорядительным документам Общества;

18) подготовка ежеквартальной аналитической информации по исполнительской дисциплине подразделений филиала по распорядительным документам, поступающих из Центрального аппарата Общества;

19) обеспечение учета, сохранности  и использования, в установленном порядке,  печатей и штампов филиала; 

20) выполнение работы  по распоряжению руководства, не предусмотренные настоящей инструкцией, обусловленные производственной необходимостью.