Административный ассистент/Ассистент генерального директора

Административный ассистент/Ассистент генерального директора

ОБЯЗАННОСТИ кандидата:

Административная часть:

·         Встреча и сопровождение гостей в офисе, оказание им необходимой помощи;

·         Сбор потребностей и заказ канцелярских товаров/хозяйственных товаров/продуктов/ИТ товаров/воды в офис и тд, согласно графику;

·         Организации и контроль работы Кофе леди;

·         Организация и поддержка чистоты и порядка в офисе;

·         Организация и контроль ремонта/ремонтных работ в офисе;

·         Поиск/оказание помощи в поиске квартир/домов для сотрудников иностранцев;

·         Подготовка счетов, актов выполненных работ, контроль оплаты за жильё сотрудников иностранцев;

·         Взаимодействие с поставщиками услуг и товаров для офиса (выбор поставщиков совместно с закупками, подготовка и контроль оплат);

·         Работа в качестве персонального ассистента генерального директора;

·         Перевод документации, различных материалов с английского на русский, с русского на английский;

·         Списание бензина в SAP;

·         Организация тендеров (в качестве Заказчика), совместно с Отделом закупок на любые товары и услуги, связанные с административной частью;

·         Написание политик и процедур по административной части;

·         Подготовка и реализация программы для новичков (on-boarding) компании (административная часть);

·         Подготовка рабочего места для новых сотрудников (рабочее место, компьютер, органайзер; выдача welcome package новым сотрудникам и тд);

·         Заказ брендированной продукции;

·         Организация тренингов для сотрудников (выбор и бронирование площади; организация кофе пауз; подготовка расписания мероприятия; организация логистики сотрудников, при необходимости; контроль оплаты и тд);

·         Подготовка и отслеживание бюджета на административные нужды;

·         Подготовка и выпуск коммуникаций по компании, относящиеся к административной части.

 В подчинении кого находится сотрудник

Специалисту по персоналу и административным вопросам/Генеральному директору

 УСЛОВИЯ работы: