Сипаттамасы

Введение в должность   Офис- менеджера

Хороший офис-менеджер сродни искусному полководцу: все у него  под контролем, все грамотно распланировано, компания работает слаженно, как швейцарские часы.

  Цель:

• обучение и введение в должность специалиста  офис-менеджера;
• Формирование основных понятий, применяемых в   профессии офис-менеджера;
• Обучение необходимым компьютерным программам, навыков работы на оргтехнике.

Задачи:

• освоение техник и методик ведения делопроизводства, приема телефонных звонков, ведения протокола, координация сотрудников.
• формирование навыков работы на компьютере, организационной технике;
• оценка собственных возможностей  в  применении профессии офис менеджера
• формирование навыков уверенного поведения в ситуациях взаимодействия с руководителем и коллективом
• знакомство с примерной  должностной  инструкцией  офис менеджера.

 Содержание  программы:

1. Организация работы офиса.
1.1.Из истории профессии. Должностная инструкция офис-менеджера. Требования и пожелания работодателя к офисному менеджеру. Деловые и личные качества. Организация рабочего места. Планирование рабочего времени. Работа с информацией. Контроль за исполнением поручений и заданий руководства. Координация работы офиса.
2. Общение по телефону.
2.1.Подготовка разговора по телефону, содержание беседы, входящие и исходящие телефонные звонки. Психологические аспекты телефонного общения. "Проблемные" абоненты и общения с ними. Фиксирование полученной информации.
3. Организация приема посетителей в организации.
3.1.Оборудование и оформление приемной, планирование деловых встреч и приема по личным вопросам. Правила общения с посетителями. Прием особо важных посетителей, делегаций. "Проблемные" посетители.
4. Организация переговоров, деловых встреч, собраний, совещаний.
4.1. Организация протокольных и неофициальных мероприятий.
4.2.Виды приемов и правила проведения на них. Сервировка стола.  

4.3.Подготовка и оформление документов на командировки, выдачу виз, бронирование мест в отелях, заказ билетов.
5.Делопроизводство. Организация работы с документами
5.1.  Нормативно-методическая база, регламентирующая работу по делопроизводству.

5.2. Основные термины в делопроизводстве. Задачи делопроизводства.

5.3. Требования к оформлению документов.

5.4. Фирменный бланк - элемент имиджа компании.

5.5. Получение и обработка входящих документов.  Работа с исходящими документами. Работа с внутренними документами. Регистрационные формы работы с документами.

5.6. Осуществление контроля за исполнением документов.  Систематизация документации. Сроки хранения основных видов документов.  Формирование и оформление дел. Разборка номенклатуры дел.

5.7. Подготовка дел к сдаче на архивное хранение. Состав описи дел.

6.         Практические занятия.

Печать и оформление документов на ПК, звонки по телефону, изучение программ.

Продолжительность: 5 дней (по 4 акад. часа,1а/ч=30 мин) итого 20 часов.

Стоимость обучения:  55 000 тг  за одного участника  в группе или индивидуально.